IT, die einfachfunktioniert.

• Restaurant

  Alle Hygiene-Nachweise aktuell und an einem Ort

  Ausgangslage

  Im Restaurant läuft der Betrieb rund: eingespieltes Team, saubere Küche, zufriedene Gäste. Über die Jahre hat sich viel weiterentwickelt – neue Geräte, neue Gerichte, neue Abläufe. Jetzt sollen HACCP-Konzept, Temperaturlisten und die weiteren Nachweise gebündelt auf den aktuellen Stand gebracht werden.

  So gehen wir vor — und was dabei herauskommt

  So gehen wir vor

  • Wir gehen den Betrieb mit dem Blick einer amtlichen Kontrolle durch: HACCP, Temperatur- und Kühlkettennachweise, Reinigungs- und Desinfektionspläne, Personalhygiene, Allergenmanagement und Rückverfolgbarkeit.
  • Wir arbeiten die Dokumenten-Checkliste ab und halten fest, welche Nachweise sich sinnvoll ergänzen lassen.
  • Sie erhalten eine Maßnahmenliste, die alles einordnet: was bereits gut läuft, was sich verbessern lässt und welche Schritte als Nächstes sinnvoll sind.
  • Im Abschlussgespräch klären wir alle Fragen — auf Wunsch als Fern-Check oder als komplette Begehung vor Ort.

  Ergebnis

  Die nächste Kontrolle wird ein Termin wie jeder andere: Die Nachweise liegen vollständig vor, das Team weiß, wo was steht — und Sie können sich weiter auf das Tagesgeschäft konzentrieren.

• Café

  Zwei Kassen, ein Export, der auf Knopfdruck läuft

  Ausgangslage

  Das Café arbeitet seit Jahren mit demselben Kassensystem, im Sommer kam eine zweite Kasse für die Terrasse dazu. Beide laufen zuverlässig. Nun soll sichergestellt werden, dass der Datenexport fürs Finanzamt auf beiden Kassen läuft und die Verfahrensdokumentation auch die Terrassenkasse beschreibt – zwei Dinge, die im Tagesgeschäft selten gebraucht werden.

  So gehen wir vor — und was dabei herauskommt

  So gehen wir vor

  • Wir lassen den DSFinV-K-Export auf beiden Kassen einmal komplett durchlaufen und sehen uns an, ob die Daten vollständig und stimmig sind.
  • Wir prüfen TSE, Bedienerkennungen und Tagesabschlüsse – und ob die zweite Kasse beim Finanzamt gemeldet ist.
  • Wir gleichen die Verfahrensdokumentation mit dem ab, was tatsächlich im Betrieb steht, und bringen sie auf den aktuellen Stand.
  • Sie erhalten eine Maßnahmenliste, die alles einordnet, und wissen im Abschlussgespräch genau, wo Sie stehen.

  Ergebnis

  Beide Kassen sind gemeldet, der Export läuft auf Knopfdruck, und die Dokumentation beschreibt den Betrieb so, wie er heute arbeitet. Verlangt das Finanzamt die Daten, ist das eine Sache von Minuten.

• Ausflugslokal (Saisonbetrieb)

  Saisonstart, an dem vom ersten Tag an alles läuft

  Ausgangslage

  Vor der Saison muss alles gleichzeitig wieder stehen: Kasse und TSE, die Hygiene-Nachweise, das WLAN für die Gäste, dazu neue Saisonkräfte, die schnell einsatzbereit sein müssen. In den vollen ersten Wochen soll die Technik einfach laufen.

  So gehen wir vor — und was dabei herauskommt

  So gehen wir vor

  • Wir machen die Kasse saisonfertig: TSE, DSFinV-K-Export und Tagesabschluss laufen geprüft, bevor der erste Gast kommt.
  • Zum Saisonstart stimmen wir die Hygiene-Dokumentation auf neue Saisonkräfte und das aktuelle Angebot ab.
  • Wir trennen das Gäste-WLAN sauber vom Kassen- und Firmennetz, damit der Gastzugang beim Internet endet (siehe Gäste-WLAN).
  • Wir richten die Zugänge für Saisonkräfte so ein, dass sie am ersten Tag arbeiten können — und am letzten sauber wieder entzogen werden.

  Ergebnis

  Der Betrieb startet mit laufender Technik und aktuellen Nachweisen in die Saison. Vom ersten Tag an bedienen Sie in Ruhe Ihre Gäste.

• Wachsender Betrieb

  Gewachsene IT wird zum verlässlichen System

  Ausgangslage

  Der Betrieb ist gewachsen, die IT Schritt für Schritt mitgewachsen: Geräte von verschiedenen Anbietern, Sicherungen, die mal der eine, mal die andere im Blick hat, und das Wissen über Passwörter bei einer einzigen Person. Jetzt soll daraus ein geordnetes Ganzes werden.

  So gehen wir vor — und was dabei herauskommt

  So gehen wir vor

  • Wir nehmen auf, was da ist: alle Geräte, Zugänge, Lizenzen und den Stand der Datensicherung.
  • Wir schlagen vor, was sich lohnt und in welcher Reihenfolge — Sie entscheiden, was davon umgesetzt wird.
  • Wir setzen die entschiedenen Punkte um — von der Datensicherung bis zu geordneten Zugängen.
  • Danach halten wir das System im Wartungsvertrag am Laufen: Updates, Backup-Kontrolle und Überwachung laufen im Hintergrund.

  Ergebnis

  Wenn es darauf ankommt, ist klar, wer was tut — das Wissen ist dokumentiert und für das Team jederzeit greifbar.

• Bau- & Montagebetrieb

  Termine und Baustellen-Infos für alle griffbereit

  Ausgangslage

  Termine werden an mehreren Stellen gepflegt: im Büro, auf Papier und in verschiedenen Handys. Rückfragen laufen über viele einzelne Chat-Nachrichten. Ziel ist, dass Büro und Baustelle jederzeit mit demselben, aktuellen Stand arbeiten.

  So gehen wir vor — und was dabei herauskommt

  So gehen wir vor

  • Wir richten einen gemeinsamen digitalen Kalender ein, in den Büro und Monteure zuverlässig hineinsehen.
  • Wir bauen eine zentrale Dokumentenablage mit klarer, flacher Struktur — Pläne, Aufmaße und Fotos liegen gesammelt an einem Ort, für das ganze Team erreichbar.
  • Wir richten den mobilen Zugriff sicher ein, damit das Team auch von der Baustelle an die richtigen Dateien kommt (siehe mobiles Arbeiten).
  • Wir legen mit Ihnen einfache Regeln fest, an die sich alle halten können — eine kurze Einweisung inklusive.

  Ergebnis

  Termine sind für alle sichtbar, Baustellen-Unterlagen aktuell und auffindbar, Rückfragen seltener. Angebote und Rückmeldungen gehen schneller raus.

• Betrieb mit viel Büroarbeit

  Angebote und Belege: weniger Papierkram, mehr Betrieb

  Ausgangslage

  Angebote und E-Mails kosten abends Zeit, Belege wollen für den Steuerberater sortiert werden, und dieselben Rückfragen kommen immer wieder. Die eigentliche Arbeit läuft – Zeit kostet vor allem die Verwaltung drumherum.

  So gehen wir vor — und was dabei herauskommt

  So gehen wir vor

  • Wir richten KI-Werkzeuge ein, die Angebote und E-Mails in Ihrer Firmen-Tonalität vorschreiben — Sie prüfen und geben frei.
  • Wir automatisieren das Erfassen und Vorkontieren von Rechnungs- und Belegdaten, damit weniger von Hand abgetippt wird.
  • Wir machen Ihre Dokumentenablage durchsuchbar, sodass Anleitungen und Verträge auf Nachfrage Antworten liefern.
  • Wir weisen Ihr Team ein und halten in einer kurzen KI-Richtlinie fest, was in welches Tool darf — das verlangt seit Februar 2025 auch Art. 4 der EU-KI-Verordnung.

  Ergebnis

  Der Papierkram braucht spürbar weniger Abende, und die Ergebnisse bleiben in Ihrer Handschrift. Sie gewinnen Zeit zurück für das, womit Sie Ihr Geld verdienen.

Die Szenarien sind exemplarisch zusammengestellt und zeigen typische Ausgangslagen und Lösungen aus dem Betriebsalltag.