Aus der Distanz
Fern-Check
Wir prüfen Ihre Kassenführung und Dokumentation aus der Ferne.
- Prüfung aller acht Bereiche des Prüfumfangs
- Priorisierte Maßnahmenliste
- Abschlussgespräch (30–60 Min)
Kassennachschau-Check für Gastronomie
Ihre Kasse – bereit für die Kassennachschau.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Kasse auf eine Kassennachschau vorzubereiten: Einstellungen, TSE, DSFinV-K-Export, Bonpflicht und Verfahrensdokumentation – ein unabhängiger Blick von außen, bevor eine Prüfung ansteht.
Unser Ansatz
So geht Ihre Kasse ruhig in jede Nachschau
Bei einer Kassennachschau zählt vor allem die Technik. Seit 2018 kann das Finanzamt die Kassenführung im laufenden Betrieb einsehen (§ 146b AO). Gefragt sind dann vor allem eine aktive TSE, ein Datenexport nach DSFinV-K, der auf Anhieb funktioniert, und eine Verfahrensdokumentation, die zur eingesetzten Kasse passt.
Kassensysteme entwickeln sich laufend weiter. Ein Software-Update, eine zweite Kasse, neue Mitarbeitende – mit jeder Veränderung lohnt es sich, Einstellungen, Berechtigungen, Tagesabschlüsse und Dokumentation wieder aufeinander abzustimmen. Diesen Abgleich übernehmen wir für Sie.
Wir schauen einmal in Ruhe drauf. Einstellungen, TSE, Export, Bonpflicht, Berechtigungen, Tagesabschluss, Dokumentation – herstellerunabhängig und ergebnisoffen. Danach wissen Sie genau, wo Sie stehen: was bereits gut läuft, was sich verbessern lässt und was Sie als Nächstes angehen können.
Prüfumfang
Was wir prüfen
Acht Punkte, auf die es bei einer Kassennachschau ankommt – unabhängig davon, welches Kassensystem Sie einsetzen. Öffnen Sie einen Punkt, dann sehen Sie, was wir dort prüfen und worauf es dabei ankommt.
Unternehmens- und KasseneinstellungenStammdaten, Steuersätze und Grundkonfiguration – korrekt hinterlegt.
Eine korrekt eingerichtete Kasse ist die Basis für alles Weitere. Stimmen die Unternehmensstammdaten, sind die Steuersätze richtig zugeordnet, ist die Grundeinstellung sauber? Diese Basis sieht sich ein Kassennachschau-Prüfer an, weil sie sich durch alle Auswertungen zieht.
Wir gehen Ihre Unternehmens- und Kasseneinstellungen systematisch durch: Firmierung und Steuernummer, Zuordnung der Steuersätze zu Artikeln und Warengruppen, Bediener- und Geräteeinrichtung. Wir prüfen, ob die Konfiguration zu Ihrem tatsächlichen Geschäft passt und ob Änderungen nachvollziehbar sind.
Eine saubere Grundeinstellung ist das erste Signal, dass Ihre Kassenführung Hand und Fuß hat. Wir gehen die Punkte mit Ihnen durch, auf die es bei einer Prüfung ankommt.
- Sind Firmenstammdaten und Steuernummer korrekt hinterlegt?
- Sind die Steuersätze richtig zu Artikeln und Warengruppen zugeordnet?
- Sind Bediener und Geräte sauber eingerichtet?
Mehr dazu im Ratgeber: Kassennachschau: Ablauf, Ihre Rechte und Pflichten
TSEDie zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung – aktiv, funktionsfähig und bei jedem Bon im Einsatz.
Seit 2020 muss jede elektronische Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) arbeiten (§ 146a AO). Sie signiert jeden Kassenvorgang manipulationssicher – und ist deshalb einer der ersten Punkte, die ein Prüfer bei der Kassennachschau ansieht.
Wir prüfen, ob Ihre TSE tatsächlich aktiv und funktionsfähig ist und ob jeder Beleg korrekt signiert wird. Dazu gehören der Blick auf Seriennummer und Zertifikat, die Einbindung in Ihr Kassensystem und die Frage, was bei einem TSE-Ausfall passiert – denn auch der Ausfall muss dokumentiert werden, und die Kasse darf in dieser Zeit nicht einfach unsigniert weiterlaufen.
Die TSE belegt, dass Ihre Umsätze unveränderbar protokolliert sind – arbeitet die Signatur fehlerhaft, darf das Finanzamt die Kassenführung verwerfen und Umsätze schätzen (§ 162 AO). Genau deshalb sehen wir sie uns vorab in Ruhe mit Ihnen an.
- Ist die TSE aktiv und wird jeder Vorgang signiert?
- Sind Seriennummer und Zertifikat dokumentiert?
- Gibt es einen festen Ablauf für den TSE-Ausfall?
Mehr dazu im Ratgeber: Kassennachschau: Ablauf, Ihre Rechte und Pflichten
DSFinV-K-ExportDer standardisierte Datenexport – auf Verlangen sofort und vollständig.
Die DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) legt fest, in welchem einheitlichen Format Ihre Kassendaten ausgegeben werden. Bei einer Kassennachschau kann der Prüfer den Export sofort und im laufenden Betrieb verlangen (§ 146b Abs. 2 AO). Er sollte deshalb auf Knopfdruck funktionieren – und genau das lässt sich vorher testen.
Wir testen den DSFinV-K-Export einmal gemeinsam mit Ihnen: Lässt sich der Export erzeugen, ist er vollständig, und stimmen die enthaltenen Daten mit Ihren Auswertungen überein? Wir prüfen außerdem, ob im Team klar ist, wie der Export im Prüfungsfall abgerufen wird – auch dann, wenn Sie selbst gerade unterwegs sind.
Der Export ist die Voraussetzung dafür, Ihre Kassenführung überhaupt maschinell auswerten zu können – deshalb lohnt es sich, ihn vorab einmal durchzuspielen. Genau das machen wir gemeinsam mit Ihnen, in aller Ruhe.
- Lässt sich der DSFinV-K-Export jederzeit erzeugen?
- Ist der Export vollständig und in sich stimmig?
- Weiß Ihr Team, wie der Export im Prüfungsfall abgerufen wird?
Mehr dazu im Ratgeber: Kassennachschau: Ablauf, Ihre Rechte und Pflichten
BonpflichtDie Belegausgabepflicht – erfüllt und richtig eingestellt.
Seit 2020 gilt die Belegausgabepflicht: Für jeden Kassenvorgang muss ein Beleg erzeugt und dem Gast zur Verfügung gestellt werden (§ 146a Abs. 2 AO). Es genügt, den Beleg zu erzeugen und anzubieten – ob der Gast ihn mitnimmt, entscheidet er selbst. Bei einem Testkauf lässt sich das direkt nachvollziehen.
Wir schauen, ob Ihre Kasse die vorgeschriebenen Belegangaben vollständig ausweist und ob der Beleg tatsächlich bei jedem Vorgang entsteht – auch bei Storno, Trinkgeld oder Gutschein. Wir gehen mit Ihnen auch die Belegform durch (Papierbeleg oder elektronischer Beleg) und was Ihr Team dem Gast gegenüber korrekt tut.
Für die Belegausgabe allein sieht das Gesetz kein Bußgeld vor – sie ist aber ein naheliegender Einstieg, um die Kassenführung genauer anzusehen. Wir bewerten Ihre Belegausgabe nach der heute geltenden Pflicht und sagen Ihnen, was Ihre Kasse dafür können muss.
- Wird für jeden Vorgang ein Beleg erzeugt und angeboten?
- Enthält der Beleg alle vorgeschriebenen Pflichtangaben?
- Ist auch bei Storno, Trinkgeld und Gutschein ein Beleg gesichert?
Mehr dazu im Ratgeber: Belegausgabepflicht: Muss ich jeden Bon ausdrucken?
Benutzer & BerechtigungenWer an der Kasse was darf – nachvollziehbar getrennt.
An einer Kasse arbeiten oft mehrere Personen – und jede sollte genau das dürfen, was zu ihrer Aufgabe passt. Wer darf stornieren, wer darf Preise ändern, wer macht den Tagesabschluss? Ein Prüfer sieht sich an, ob Bedienerkonten sauber angelegt sind und ob sich Vorgänge einer Person zuordnen lassen. Eigene Kennungen für jede Person machen genau das möglich.
Wir gleichen Ihre Benutzer- und Berechtigungsstruktur mit Ihrem Betrieb ab: eigene Kennungen für jede Person, Storno- und Änderungsrechte nur dort, wo sie hingehören, und eine nachvollziehbare Zuordnung, wer welchen Vorgang gebucht hat. Wir schauen auch, ob die aktiven Zugänge zu Ihrem aktuellen Team passen.
Saubere Berechtigungen zeigen, dass Änderungen an Umsätzen nachvollziehbar bleiben – das hilft Ihnen im Alltag genauso wie in einer Prüfung. Wir sagen Ihnen, wo sich die Struktur mit wenig Aufwand schärfen lässt.
- Hat jede Person eine eigene Bedienerkennung?
- Sind Storno- und Änderungsrechte gezielt vergeben?
- Lassen sich Vorgänge einzelnen Bedienern zuordnen?
Mehr dazu im Ratgeber: Kassennachschau: Ablauf, Ihre Rechte und Pflichten
TagesabschlussprozessTägliche Abschlüsse – vollständig und jederzeit nachzählbar.
Der tägliche Kassenabschluss ist das Rückgrat einer ordnungsgemäßen Kassenführung. In bargeldintensiven Betrieben ist die Kasse bei einer Prüfung oft ausschlaggebend – und der Prüfer kann einen Kassensturz verlangen, also den Abgleich von gezähltem Bargeld und Kassen-Soll.
Wir sehen uns Ihren Tagesabschluss-Prozess an: Werden die Abschlüsse täglich und vollständig erstellt, sind sie fortlaufend nachvollziehbar, und ist Ihre Kasse jederzeit kassensturzfähig? Wir prüfen auch den Umgang mit Bargeldentnahmen, Wechselgeld und Differenzen – also genau die Stellen, an denen Soll und Ist im Alltag zusammenpassen müssen.
Saubere Tagesabschlüsse zeigen, dass Ihre Umsätze vollständig und zeitnah erfasst werden; sind Abschlüsse unvollständig, kann das Finanzamt Umsätze hinzuschätzen. Wir zeigen Ihnen, wo Ihr Abschlussprozess bereits trägt, und unterstützen Sie dabei, ihn im Alltag verlässlich zu halten.
- Werden Tagesabschlüsse täglich und vollständig erstellt?
- Lässt sich die Kasse jederzeit nachzählen (Soll gegen Ist)?
- Sind Entnahmen, Wechselgeld und Differenzen sauber erfasst?
Mehr dazu im Ratgeber: Kassennachschau: Ablauf, Ihre Rechte und Pflichten
VerfahrensdokumentationDie schriftliche Beschreibung Ihrer Kassenführung – direkt im Betrieb griffbereit.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie Ihre Kasse eingerichtet ist und wie Sie damit arbeiten. Die Pflicht ergibt sich aus den GoBD; verlangt werden im Kern eine allgemeine Beschreibung, eine Anwender- und eine technische Systemdokumentation sowie die Betriebsdokumentation mit Kontrollsystem und Änderungshistorie. Bei der Kassennachschau gehört sie zu den Organisationsunterlagen, die der Prüfer einsehen darf (§ 146b Abs. 2 AO) – und zwar direkt im Betrieb.
Wir prüfen, ob Ihre Verfahrensdokumentation vorhanden, vollständig und aktuell ist: Sind Systeme und TSE mit Seriennummern und Zertifikaten erfasst, sind Programmierungen und Prozesse wie Tagesabschluss, Storno und Entnahmen beschrieben, ist die ELSTER-Meldebestätigung als Anlage abgelegt? Als Grundlage lässt sich das kostenlose Muster des Fachverbands DFKA nutzen – die technische Doku liefert Ihr Kassenhersteller, die betriebliche Beschreibung ergänzen Sie.
Fehlt die Verfahrensdokumentation, ist das ein formeller Mangel: Er allein rechtfertigt noch keine Verwerfung, erhöht aber gerade in bargeldintensiven Betrieben das Schätzungsrisiko. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Dokumentation vollständig und aktuell zu halten, damit sie im Prüfungsfall griffbereit liegt.
- Ist eine Verfahrensdokumentation vorhanden und aktuell?
- Sind Systeme, TSE, Programmierungen und Prozesse beschrieben?
- Liegt sie direkt im Betrieb griffbereit?
Mehr dazu im Ratgeber: Verfahrensdokumentation Kasse: Inhalt und Vorlage
KassenmeldungDie Meldung Ihrer Kassen ans Finanzamt über Mein ELSTER – vollständig und aktuell.
Elektronische Kassensysteme sind dem Finanzamt zu melden (§ 146a Abs. 4 AO). Die frühere Übergangsfrist für Altkassen ist abgelaufen; seither gilt: Anschaffung und Außerbetriebnahme einer Kasse sind innerhalb eines Monats über Mein ELSTER zu melden. Ein Prüfer kann abgleichen, ob Ihre gemeldeten Kassen zu den tatsächlich eingesetzten Geräten passen.
Wir gleichen ab – soweit das für Ihren Betrieb vorhanden und relevant ist –, ob Ihre Kassen korrekt gemeldet sind und ob die Meldung zu Seriennummern, TSE und Inbetriebnahmedaten passt. Ist eine Meldung zu ergänzen oder nach einem Geräteaustausch an den Bestand anzupassen, sagen wir Ihnen, was zu tun ist, und legen die Meldebestätigung als Anlage zur Verfahrensdokumentation ab.
Die Kassenmeldung lässt sich per Datenabgleich direkt prüfen – entsprechend lohnt es sich, sie aktuell zu halten. Wir sorgen dafür, dass Ihr gemeldeter Stand und Ihre tatsächliche Ausstattung zusammenpassen.
- Sind alle eingesetzten Kassen über Mein ELSTER gemeldet?
- Passt die Meldung zu Seriennummern, TSE und Inbetriebnahme?
- Ist die Meldebestätigung als Anlage abgelegt?
Mehr dazu im Ratgeber: Kasse beim Finanzamt melden: die ELSTER-Meldepflicht
Zwei Wege
Fern-Check oder vor Ort?
Beide Varianten prüfen dieselben Bereiche. Den passenden Weg und ein unverbindliches Angebot stimmen wir nach der Zahl Ihrer Kassen mit Ihnen ab.
Vor Ort im Betrieb
Vor-Ort-Check
Alle Inhalte des Fern-Checks – und zusätzlich:
- Praktische Kassenbedienung
- Testbuchungen
- Bargeldprozess
- Hardware (Drucker, Scanner, Kassenlade)
- Mitarbeitereinweisung / Bedienabläufe
Ablauf
So läuft Ihr Check ab
Anfrage
Sie melden sich über das Formular oder per E-Mail und schildern kurz Ihr Kassensystem.
Zugang oder Termin
Für den Fern-Check senden Sie uns die nötigen Kassendaten und Exporte. Für den Vor-Ort-Check vereinbaren wir einen Termin.
Der Check
Wir gehen Einstellungen, TSE, DSFinV-K-Export, Bonpflicht, Berechtigungen, Tagesabschluss und Verfahrensdokumentation durch – mit dem Blick, den auch das Finanzamt anlegt.
Maßnahmenliste & Abschlussgespräch
Wir gehen die Punkte gemeinsam durch – Sie können direkt nachfragen, was an Ihrer Kasse zu tun ist.
Häufige Fragen
Rund um die Kassennachschau
Was ist eine Kassennachschau und wer darf sie durchführen?
Die Kassennachschau ist eine unangekündigte Prüfung Ihrer Kassenführung durch das Finanzamt nach § 146b AO, möglich seit 2018 während der Geschäftszeiten. Der Prüfer darf zunächst anonym beobachten und Testkäufe machen und sich erst beim Daten- oder Zutrittsverlangen ausweisen. Ein Durchsuchungsrecht besteht nicht, Wohnräume bleiben tabu; die Nachschau gilt für elektronische Kassen und die offene Ladenkasse.
Ist die TSE Pflicht für mein Restaurant/Café?
Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem einsetzen, muss es mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein; eine offene Ladenkasse ist ebenfalls zulässig, wird aber genauso geprüft. Bei der Kassennachschau gehören die TSE-Daten zu den ersten Punkten, die der Prüfer sehen will. Ob Ihre TSE aktiv und korrekt eingebunden ist, prüfen wir im Check.
Was ist der DSFinV-K-Export und warum muss er funktionieren?
Die DSFinV-K ist das einheitliche Format, in dem Ihre Kassendaten für das Finanzamt exportiert werden. Bei der Kassennachschau kann der Prüfer den sofortigen Datenexport verlangen (§ 146b Abs. 2 AO). Lässt sich der Export nicht bereitstellen, gilt das als formeller Mangel, der bis zur Verwerfung der Kassenführung führen kann. Deshalb testen wir den DSFinV-K-Export im Check.
Was bedeutet es, wenn eine Kassenführung verworfen wird?
Dann darf das Finanzamt die Umsätze schätzen (§ 162 AO) – mit Sicherheitszuschlägen und Nachkalkulation, was gerade in bargeldintensiven Betrieben finanziell deutlich ins Gewicht fällt. Schon formelle Mängel mit Gewicht können dafür ausreichen. Zusätzlich ist ein Bußgeld von bis zu 25.000 € möglich (§ 379 AO). Mit einer gut vorbereiteten Kasse sorgen Sie hier vor.
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation für die Kasse?
Ja. Die GoBD verlangen für jedes DV-System – auch die Kasse – eine Verfahrensdokumentation, die Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis nachvollziehbar beschreibt. Sie wird zusätzlich zur TSE benötigt, und bei der Kassennachschau muss sie direkt im Betrieb griffbereit sein. Eine kostenlose Vorlage liefert das DFKA-Muster für die Kassenführung.
Was ist die Kassenmeldung ans Finanzamt?
Anschaffung und Außerbetriebnahme elektronischer Kassen müssen seit Ablauf der Übergangsfrist innerhalb eines Monats über „Mein ELSTER“ gemeldet werden (§ 146a Abs. 4 AO). Ob Ihre Kassenmeldung erledigt ist, gehört zur Bereitschafts-Checkliste für die Nachschau – und wir prüfen es mit.
Die Kassennachschau beginnt – wie verhalte ich mich richtig?
Bleiben Sie gelassen: Informieren Sie Ihren Steuerberater, unterschreiben Sie erst nach Rücksprache mit ihm und kommen Sie Ihrer Mitwirkungspflicht nach. Auch Mitarbeitende können in Anspruch genommen werden, wenn die Inhaberin oder der Inhaber gerade abwesend ist – deshalb lohnt es sich, Ihr Team vorzubereiten. Am entspanntesten gehen Sie in die Nachschau, wenn Sie sie vorher mit dem Kassennachschau-Check durchgespielt haben.
Funktioniert der Check mit jedem Kassensystem?
Ja, wir prüfen herstellerunabhängig. Es geht um Unternehmens- und Kasseneinstellungen, TSE, DSFinV-K-Export, Bonpflicht, Benutzer und Berechtigungen, den Tagesabschlussprozess und die Verfahrensdokumentation – Punkte, die jedes zertifizierte System betreffen. Wir betreiben selbst Kassensysteme für Gastronomie- und Freizeitbetriebe und kennen TSE und DSFinV-K aus dem Tagesgeschäft.
Was ist der Unterschied zu meinem Steuerberater?
Ihr Steuerberater ist der richtige Ansprechpartner für die steuerlichen Themen – Buchführung, Abschluss, Erklärungen. Wir schauen auf die praktische Vorbereitung im Betrieb: Ist die TSE aktiv und richtig eingebunden, läuft der DSFinV-K-Export auf Anhieb, passt die Verfahrensdokumentation zur tatsächlich eingesetzten Kasse, stimmen Berechtigungen und Tagesabschlüsse? Beides ergänzt sich gut.
Unsere Kasse läuft seit Jahren zuverlässig. Lohnt sich der Check für uns?
Eine zuverlässige Kasse ist die beste Grundlage. Bei einer Nachschau kommen zusätzlich Funktionen ins Spiel, die im Tagesgeschäft selten gebraucht werden – allen voran der DSFinV-K-Export. Dazu kommen kleine Veränderungen im Alltag: ein Software-Update, eine zweite Kasse, ein Personalwechsel. Wir prüfen einmal in Ruhe, ob alles zusammenpasst.
Schauen wir unverbindlich gemeinsam auf Ihre Kasse.
Schildern Sie uns kurz Ihr Kassensystem – wir sagen Ihnen, was sinnvoll ist. Wir melden uns innerhalb eines Werktags.