Kassennachschau: Ablauf, Ihre Rechte und Pflichten

Ein unauffälliger Gast bestellt, zahlt bar, verlangt keinen Beleg – und zückt kurz darauf einen Dienstausweis: So beginnt eine Kassennachschau oft. Sie kommt unangekündigt, mitten im Tagesgeschäft, und betrifft jeden Betrieb mit Bargeldeinnahmen. Wer weiß, wie eine Kassennachschau abläuft, welche Rechte und Pflichten dabei gelten und wie man sich auf eine Kassennachschau vorbereitet, begegnet dem Prüfer ruhig statt panisch. Entscheidend sind am Ende drei Dinge: ein funktionierender Datenexport, eine griffbereite Dokumentation und ein Personal, das weiß, was zu tun ist. Dieser Beitrag führt Sie sachlich durch den Ablauf.

Was die Kassennachschau ist – und was nicht

Die Kassennachschau ist ein eigenes Kontrollinstrument der Finanzverwaltung, geregelt in § 146b der Abgabenordnung (AO) und seit 2018 in Kraft. Sie erlaubt es dem Finanzamt, die ordnungsgemäße Erfassung von Kasseneinnahmen und -ausgaben zu prüfen – ohne vorherige Ankündigung und ohne Prüfungsanordnung. Der Prüfer darf dazu während der üblichen Geschäftszeiten die Geschäftsräume betreten.

Ebenso wichtig ist, was die Nachschau nicht ist: Sie ist keine Durchsuchung. Der Prüfer hat kein Recht, Schränke aufzubrechen, Räume zu durchsuchen oder Wohnräume zu betreten – diese bleiben tabu. Und sie gilt nicht nur für elektronische Kassensysteme, sondern ausdrücklich auch für die offene Ladenkasse. Wer bar kassiert, ist also betroffen, ganz gleich mit welcher Technik.

So läuft die Kassennachschau ab – Schritt für Schritt

Der Ablauf folgt einem wiederkehrenden Muster. Wenn Sie es kennen, verlieren die einzelnen Schritte ihren Schrecken:

1. Anonyme Beobachtung oder Testkauf. Der Prüfer darf sich zunächst unerkannt ein Bild machen – etwa als normaler Kunde einen Testkauf tätigen. In öffentlich zugänglichen Räumen muss er sich dabei nicht zu erkennen geben.
2. Ausweisen. Erst wenn er Zutritt zu nicht-öffentlichen Bereichen oder Einsicht in Daten verlangt, weist er sich mit Dienstausweis aus. Ab diesem Moment beginnt die eigentliche Nachschau.
3. Kassensturz. Häufig folgt ein Kassensturz: Der tatsächliche Bargeldbestand (Ist) wird mit dem laut Aufzeichnungen erwarteten Bestand (Soll) abgeglichen.
4. Datenzugriff. Der Prüfer kann Einsicht in die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen verlangen (§ 146b Abs. 2 AO): die Daten der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), den standardisierten DSFinV-K-Export, Programmierprotokolle und die Verfahrensdokumentation. Er kann dabei verlangen, dass Sie diese Daten über die Kasse bereitstellen oder auf einem Datenträger übergeben.

Genau hier entscheidet sich, ob die Nachschau ruhig verläuft: Nur wenn Export und Dokumentation im Betrieb wirklich funktionieren, lässt sich das Verlangen ohne Hektik erfüllen.

Personal instruieren: der praktisch wichtigste Punkt

Der häufigste Fehler passiert nicht am Kassensystem, sondern in der Reaktion im ersten Moment – und die liegt oft bei Mitarbeitenden, nicht bei der Inhaberin oder dem Inhaber. Denn die Nachschau wartet nicht, bis die Chefin im Haus ist: Ist die verantwortliche Person nicht anwesend, können auch Mitarbeitende zur Mitwirkung herangezogen werden.

Deshalb gehört zur Vorbereitung eine klare, ruhige Instruktion des Teams. Drei Punkte sollte jede Person an der Kasse kennen:

• Steuerberater informieren. Der erste Schritt gilt nicht dem Kassensystem, sondern der Kontaktaufnahme mit dem Steuerberater oder der Geschäftsleitung.
• Nichts vorschnell unterschreiben. Protokolle oder Erklärungen werden nicht spontan unterschrieben – im Zweifel erst nach Rücksprache.
• Mitwirkung nicht verweigern. Den Zugang zu den Daten zu blockieren verschlechtert die Lage. Der Prüfer wird ruhig und sachlich unterstützt; nur bei Erklärungen und Unterschriften gilt Zurückhaltung.

Diese drei Sätze, vorher einmal besprochen, verhindern die meisten Fehler im Ernstfall.

Wenn die Nachschau zur Außenprüfung wird

Die Kassennachschau kann sich ausweiten. Ergeben sich Beanstandungen, darf der Prüfer ohne gesonderte Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Dieser Übergang muss Ihnen allerdings schriftlich mitgeteilt werden (§ 146b Abs. 3 AO) – er passiert nicht heimlich.

An dieser Stelle ist besondere Vorsicht geboten. Sobald der Prüfer zur Kassennachschau erscheint und sich ausweist, kann das die Möglichkeit einer strafbefreienden Selbstanzeige einschränken (§ 371 Abs. 2 AO). Wie weit diese Sperrwirkung reicht, ist rechtlich umstritten. Holen Sie deshalb vor jedem Schritt steuerlichen und anwaltlichen Rat ein, bevor Sie etwas unterschreiben oder zu Protokoll geben.

Worst Case: die verworfene Kassenführung

Was steht im ungünstigsten Fall auf dem Spiel? Wird die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß verworfen, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO) – typischerweise über Sicherheitszuschläge oder eine Nachkalkulation. Gerade in bargeldintensiven Betrieben wie Gastronomie, Bäckerei oder Einzelhandel ist die Kasse dabei prüfungsentscheidend: Schon formelle Mängel von einigem Gewicht können ausreichen, um die Ordnungsmäßigkeit in Frage zu stellen.

Hinzu kommen mögliche Bußgelder. Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten können nach § 379 AO mit bis zu 25.000 € geahndet werden. Das ist der Grund, warum eine saubere, jederzeit nachvollziehbare Kassenführung nicht bloß Formsache ist, sondern echtes Geld schützt.

Die 6-Punkte-Checkliste: So bereiten Sie sich vor

Sich auf eine Kassennachschau vorbereiten heißt vor allem, sechs Dinge im Vorfeld zu klären – damit im Ernstfall alles griffbereit liegt:

1. TSE aktiv? Ist die technische Sicherheitseinrichtung Ihrer Kasse in Betrieb und funktionsfähig?
2. DSFinV-K-Export getestet? Lässt sich der standardisierte Datenexport tatsächlich erzeugen – haben Sie ihn einmal ausprobiert, statt es nur anzunehmen?
3. Verfahrensdokumentation griffbereit? Liegt die Verfahrensdokumentation im Betrieb vor, nicht nur beim Steuerberater?
4. Kassenmeldung erledigt? Anschaffung und Außerbetriebnahme eines elektronischen Kassensystems sind nach der Meldepflicht des § 146a Abs. 4 AO binnen eines Monats über Mein ELSTER zu melden.
5. Tagesabschlüsse lückenlos? Sind die täglichen Abschlüsse (Z-Bons) vollständig und ohne Lücken vorhanden?
6. Personal instruiert? Weiß Ihr Team, was bei einer unangekündigten Nachschau zu tun ist?

Wer diese sechs Fragen mit einem ehrlichen Ja beantworten kann, hat den größten Teil der Vorbereitung hinter sich.

Ausblick: Was sich ändern soll

Beim Thema Kasse ist einiges in Bewegung – aber vieles davon ist noch nicht geltendes Recht. Nach dem Koalitionsvertrag 2025 und einem Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vom Juni 2026 soll ab dem 1. Januar 2027 eine Registrierkassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz gelten. Das ist geplant, aber noch nicht beschlossen – ein Referentenentwurf ist kein geltendes Gesetz.

Ebenfalls nur im Entwurf steht eine Lockerung der Belegausgabepflicht: Für Beträge bis 30 € soll künftig kein Beleg mehr zwingend sein. Bis dahin gilt die Bonpflicht unverändert weiter. Ein Verstoß gegen sie ist zwar selbst nicht bußgeldbewehrt, kann aber Anlass für eine genauere Prüfung sein. Bauen Sie Ihre Kassenführung deshalb auf dem heutigen Recht auf – und beobachten Sie die angekündigten Änderungen, ohne sie vorwegzunehmen.